Como assinar documentos com o certificado digital?
Se você é empresário, já deve conhecer o Certificado Digital. Disponível para CNPJ ou CPF, o certificado digital é essencial para emissão de notas fiscais (no caso de empresas de comércio que não sejam MEI), e para o registro de Livros Contábeis na Junta Comercial. O que você pode não saber, é que com o certificado digital, também é possível assinar documentos com a mesma validade que uma assinatura reconhecida em cartório. Veja abaixo como assinar documentos com o certificado digital.
Índice
Observações iniciais:
O certificado já tem que estar instalado na máquina;
É necessário ter instalado no computador algo chamado “cadeia de certificados”. Para esclarecer, o Adobe já vem com essa cadeia de certificados, mas caso você tenha algum problema para assinar os documentos e não consiga resolver com o passo a passo presente nesse documento, você pode baixar na internet o arquivo, sem problemas.
Esse procedimento vale tanto para e-CPF quanto e-CNPJ;
Os documentos precisam estar em PDF e serem abertos com o Adobe Reader DC.
Passo a passo para assinar documentos com o certificado digital
Abra o documento em PDF utilizando o Adobe Reader DC. Se o documento que você precisa assinar estiver em outro formato (Word, PowerPoint, Excel, etc) primeiro será necessário “salvar como” PDF.
Depois disso, com o documento aberto, vá na aba “ferramentas” e clique em “certificados”, conforme a imagem abaixo:
Selecione a opção “Assinar digitalmente” na barra superior que apareceu no documento. Abrirá uma tela para você, solicitando que você selecione o espaço no documento em que deseja que a fique a assinatura. Dê o ok.
Agora selecione um retângulo no campo em que deseja que conste a assinatura, conforme a figura abaixo:
Após esse procedimento, abrirá uma janela com os certificados já instalados no seu computador. Selecione com qual deseja assinar o documento e clique em continuar.
Depois, abrirá uma tela com a configuração padrão da assinatura digital, é só clicar em assinar.
Após a assinatura, abrirá uma janela questionando como e onde deseja salvar o novo documento assinado. Caso isso aconteça, nós orientamos que sempre salve com o nome original do documento hífen “assinado”, dessa forma, você salva uma cópia e caso dê algum problema com o arquivo, tem o original de reserva.
Depois de salvar o arquivo, o Adobe fará uma validação na assinatura. É importante aguardar o retorno dessa validação para saber se a assinatura está ok.
Resolvendo problemas de assinatura com o certificado digital
Depois de assinar um documento, geralmente o Adobe valida automaticamente a assinatura, para te confirmar que está tudo ok. Caso isso não aconteça, é só clicar em “validar todas as assinaturas” ou então, clicar em cima da assinatura que você acabou de colocar no documento, para resolver. Após fazer isso, será habilitado a caixa abaixo:
Para resolver assinatura inválida, clique em propriedades da assinatura. Como resultado, abrirá uma nova tela, conforme abaixo, clique em “mostrar certificado do assinante”. Fique tranquilo, esse procedimento, só precisa ser feito uma única vez por certificado e as próximas assinaturas que você fizer com ele, estarão ok.
Após clicar em “mostrar certificado do assinante”, abrirá uma nova tela. Dessa vez, basta ir em “confiança” e depois em “adicionar a certificados confiáveis”, dar um ok na mensagem de segurança.
Dê um ok em todas as janelas e valide novamente a assinatura para ver se é válida. Pronto! Os próximos documentos que você for assinar com esse certificado já estarão válidos. Se ao clicar na assinatura, ainda estiver dando como inválida, tente fazer o processo novamente, ou verifique a validade do seu certificado.
Para verificar a autenticidade da assinatura, você pode clicar cima da assinatura, clicar em validar todas as assinaturas, ou confirmar diretamente no site governamental clicando aqui.
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